EP#37 เทคนิคการทำงานให้เร็วขึ้น
งานที่เราต้องทำทุกอย่างในโลกนี้ล้วนมีพื้นฐานมาจากหลักการเดียวกัน แต่บางคนทำงานเร็ว บางคนทำงานช้า บางคนทำได้หลายงาน แต่บางคนทำงานเดียวยังไม่เสร็จ
ที่มากไปกว่านั้น บางคนทำงานได้ครบถ้วนรอบคอบ บางคนทำงานไม่ครบถ้วน ขาดๆ เกินๆ สิ่งเหล่านี้เกิดอะไรขึ้น
ก่อนอื่นต้องให้หลักการก่อนว่า การทำงานจริงๆ แล้วอยู่บนหลักการ 3 ข้อคือ คิดงาน สั่งงาน และตามงาน
#คิดงาน หมายถึงว่า คนที่ทำงานจะต้องให้ออก คิดให้ครบ คิดให้หมด อย่างเป็นเหตุเป็นผล และเป็นระบบว่า ตั้งแต่เริ่มต้นจนไปถึงจุดที่งานเสร็จสิ้น งานแต่ละอย่างจะเกิดอะไรขึ้น คนที่ทำงานเก่ง จะสามารถคิดงานออกมาได้ทั้งหมด ครบถ้วน ดังนั้นการคิดงาน จึงต้องการความเป็นมืออาชีพ คนที่รู้ว่างานแต่ละงานต้องทำอะไรบ้งให้เสร็จสมบูรณ์ได้
ใครก็ตามที่คิดงานเก่งๆ จะมีโอกาสในการทำงานได้ดี มีความครบถ้วนได้มากกว่าคนอื่น ซึ่งปัญหาของการทำงานส่วนใหญ่ จะเกิดขึ้นอยู่ในขั้นตอนนี้คือ ไม่ได้คิด คิดไม่ครบ หรือคิดไม่ออก การคิดงานนับว่าเป็นทักษะที่ต้องอาศัยการฝึก ฝึดการใช้จินตนาการคู่กับเหตุผลอยู่ตลอดเวลา สมองเราจะคิดงานได้เก่งขึ้นเรื่อยๆ
#สั่งงาน คือการมอบหมายงานแต่ละงานที่เป็นงานย่อยๆ จากเกิดจากกระบวนการคิดงานว่า ต้องให้ใครทำ ตัวเอง คนอื่นๆ เครื่องจักร เครื่องมือ หรือคอมพิวเตอร์ ซึ่งตรงนี้จะช่วยทำให้เรารู้ว่างานแต่ละอย่างจะต้องกระจายออกไปอย่างไร และต้องทำงานเสร็จเมื่อไหร่
ข้อสำคัญของการสั่งงานคือการวางแผนการใช้เวลาของงาน ว่างงานแต่ละอย่างต้องเริ่มตอนไหน และกลับมาตอนไหนให้เป็นจังหวะที่พอดีๆ กัน เรียกว่าดีที่สุดคือระบบ Zero Inventory หรือ การไม่มีคลัง ซึ่งหมายคึวามว่า ทุกงานเมื่อส่งมอบกลับมาแล้ว จะถูกนำไปใช้ต่อทันทีไม่มีการรอคอย
#ตามงาน เป็นเรื่องที่ผู้จัดการหลายคนต้องจดบันทึกเอาไว้ เพราะหลายครั้งสั่งงานไปแล้ว แต่งานไม่ได้ตามเวลาที่ต้องการ กลายเป็นความเสียหาย การตามงานสามารถตามงานได้ตั้งแต่ความก้าวหน้าของงาน จนถึงการส่งงาน เพื่อให้มั่นใจได้ว่างานที่สั่งไปนั้นได้ตรงตามความต้องการอย่างแท้จริง
คนที่ทำงานเร็ว ทำงานเก่ง จะรู้วิธีการการคิดงาน สั่งงาน และตามงานได้มีประสิทธิภาพ หากเราได้ยึดหลักและฝึกทักษะนี้ จะช่วยทำงานงานของเราทำได้เร็วมากยิ่งขึ้น ส่วนที่เหลือคือฝึกทักษะการปฏิบัติงานให้ได้ออกมาดี เป็นการพัฒนาตัวเองทางด้านเทคนิคในแต่ละสายวิชาชีพต่อไป
ดร.นารา
ที่ปรึกษาและวิทยาการ ด้านการแก้ปัญหาและพัฒนาประสิทธิภาพการทำงาน
