.
.
แต่เทคโนโลยีนี้ยังไม่สามารถแทนการประชุมแบบสด หรือแบบเห็นหน้าได้อย่าง 100% เพราะว่าช่องทางการรับเสียง ส่งเสีย และองศาในการรับภาพ ความชัดเจนของภาพที่ได้รับ มันต่างกันอย่างมาก หลายครั้งการประชุมออนไลน์จะเกิดเหตุการณ์อยู่ 2 อย่าง คือแย่งกันพูดจนไม่รู้ว่าใครจะพูดเรื่องอะไร และอีกอย่างคือ ไม่มีใครพูดเลยนอกจาก Host ของการประชุม อันนี้เป็นเหตุการณ์ที่ทุกคนยังอยู่ในการประชุม นอกจากนั้น ยังมีอีกแบบคือ เปิดระบบทิ้งไว้ ตัวยังอยู่ แต่ใจไปไหนไม่รู้ เพราะคิดว่า ไม่มีใครมอง มานั่งจับตาว่า ยังสนใจการประชุมอยู่หรือไม่
.
.
พอผู้นำการประชุมถามว่า ใครมีอะไรมั้ง ทุกคนก็มักจะตอบว่า "ไม่มี" สรุป ปิดการประชุม แล้วแบบนี้เรียกว่าการประชุมที่ประสิทธิภาพหรือไม่ เชื่อว่าหลายคนก็รู้อยู่แก่ใจว่าไม่ใช่เลย แต่ไม่รู้จะทำยังไง งั้นเทคนิคที่ช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยวิธีการดังนี้
.
.
1. ทำการประชุมให้มีขนาดเล็ก ไม่เกิน 7 คน ยิ่งการประชุมใหญ่มากเท่าใด (บางครั้ง 30 คน ถือว่าเยอะมาก) โอกาสในการเอาใจไปนอกวงประชุมยิ่งมีมากเท่านั้น
.
2. ผู้นำการประชุมพูดให้น้อย พูดเท่าที่จำเป็น และเข้าเรื่องให้เร็วที่สุด เพราะการประชุมออนไลน์จะมีความน่าเบื่อเร็วกว่าการประชุมแบบเห็นหน้า ก็ มีอารมณ์ส่งหากันได้น้อยกว่า จึงดึงดูดน้อยกว่า
.
3. เปิดโอกาสโดยการพูดทีละคน ค่อยๆถาม ค่อยๆ ตอบ ให้เวลากับผู้เข้าประชุมทุกคนเพิ่มขึ้น เนื่องจากอินเตอร์เน็ตบางครั้งอยากกจะไม่ชัด ช้าลง ติดขัดทางเทคโนโลยี จึงต้องเพิ่มเวลาในการตอบกับทุกคน
.
4. ประชุมแบบมีมิตรไมตรีต่อกัน ไม่ใช่แบบสั่งการ เพราะการสั่งการสามารถใช้วิธีอื่นเพื่อความชัดเจนได้ ต้องเน้นว่า การประชุมเป็นการหารือ หาความคิดเห็น มากกว่าการสั่งการ
.
5. ให้ความสำคัญกับทุกคนที่เข้าร่วมประชุม อยากให้หลุดออกนอกวงประชุม ต้องเข้าใจว่าการประชุมออนไลน์เป็นการประชุมที่ไม่สามารถเห็นตัวได้ทั้งหมด จึงมีพฤติกรรมแอบแว้บได้ง่าย
.
6. ต้องมั่นใจว่าทุกคนที่เข้าร่วมประชุม มีอุปกรณ์ที่เหมาะกับข้อมูลทุกแบบ เช่น เสียง ภาพ ไฟล์เอกสารต่างๆ เพราะการประชุมออนไลน์สำหรับบางคน ใช้โทรศัพท์มือถือ ที่มีขนาดเล็ก ไม่สามารถอ่านเอกสารที่ส่งมาให้ได้ หรือเสียงอาจจะไม่ชัด
.
7. กำหนดประเด็นการประชุมให้ชัดเจน และไม่มีประเด็นอื่นๆ นอกเหนือจากการที่ตกลงไว้ หากมีเรื่องอื่นที่จำเป็น ให้ทำการนัดประชุมอีกครั้ง โดยให้แต่ละคนไปเตรียมข้อมูลมาในการประชุมให้พร้อมเสียก่อน
.
8. ให้สมาชิกทุกคนอยู่ในสถานที่ที่เหมาะกับการประชุม เป็นสถานที่สงบ มีสมาธิ ไม่มีคนที่ไม่เกี่ยวข้องอยู่ใกล้ เพราะอาจจะมีข้อมูลที่เป็นความลับรั่วไหลออกไปได้
.
.
9. ให้ทุกคนสรุปการประชุมส่งกลับมาทาง email ไปยัง Host เพื่อตรวจสอบการประชุมว่าเข้าใจตรงกันหรือไม่ แบบสั้นๆ ไม่ต้องยาว และไม่ต้องเป็นทางการ
ผู้นำการประชุมต้องเข้าใจศิลปะการประชุมออนไลน์ เพื่อสร้างประสิทธิภาพในการทำงานที่ต้องอยู่ห่างกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
-----------------------------------------------------------------------------
พูดคุยกับผู้เขียนเพื่อเป็นกำลังใจได้ที่
Facebook Page Dr.Nara Kittimetheekul
https://www.facebook.com/DrNaraKittimetheekul
