วิธีการสื่อสารในกรณีที่ทีมงานต้องทำงานที่บ้าน

การสื่อสารในการทำงานเป็นเรื่องประจำวัน จำเป็น และสำคัญมาก เพราะการสื่อสารที่ดีย่อมหมายถึงผลลัพธ์ที่ดีด้วย แต่อุปสรรคที่สำคัญในการสื่อสารคือระยะทาง เมื่อคนเราต้องอยู่ห่างไกลกัน ทำให้การสื่อสารอาจเกิดการบิดเบือนได้โดยง่าย
.
.
ในการสื่อสารแบบใกล้ชิด หรือแบบต่อหน้านั้น สิ่งที่เราสื่อออกไปไม่ได้มีเพียงภาษาพูดหรือเนื้อหาเท่านั้น แต่ยังมีการสื่อสารด้วยท่าทาง สีหน้า แววตา น้ำเสียง ความรู้สึก ระหว่างการสื่อสารของทั้งผู้ส่ง และผู้รับ นอกจากนั้น คนที่อยู่ต่อหน้ากันต่างผลัดกันเล่นบทบาทผู้ส่งและผู้รับกันตลอดเวลา ลองดูคน 2 คนที่กำลังคุยกันไม่ว่าจะเป็นบทบาทไหน ทุกคนก็มีพฤติกรรมแบบนี้เสมอ
.
.
แต่เมื่อสถาการณ์ที่ทำให้ทีมงานต้องอยู่ห่างไกลกันแล้ว ย่อมต้องมีวิธีการสื่อสารที่แตกต่างจากการสื่อสารต่อหน้ากันออกไป ดังนั้น เทคนิคการสื่อแต่ละรูปแบบต้องใช้ให้เหมาะสม เพื่อให้มีประสิทธิภาพสูงสุด วิธีการสื่อสารแต่ละรูปแบบทำอะไรได้บ้าง
.
.
สื่อสารด้วย email
.
วิธีการนี้เป็นเหมือนหนังสือสั่งการ ประกาศ บันทึกภายใน หรือบันทึกย่อ ซึ่งแต่เดิมอยู่ในรูปแบบของกระดาษ แต่มีความสะดวกมากกว่า เพราะเป็นรูปแบบอิเล็คทรอนิก สามารถส่งกลับได้ แต่ไม่ Real Time การสื่อสารจึงมีความคล้ายกับการสื่อสารทางเดียว ที่อาจจะมีการแนบไฟล์ คลิป วิดีโอ ภาพ ด้วยได้ กระจายได้เร็วถึงเป้าหมายที่ระบุตัวตนได้ว่าต้องการให้ใคร วิธีการนี้เหมาะกับการต้องการสื่อสารอย่างเป็นทางการ หรือกึ่งทางการ เป็นลักษณะการบอกกล่าวเป็นหลัก (แต่ใช้ตอบโต้ได้แบบขนาดของคนที่จำกัด เช่น 2-3 คน ถ้ามากกว่านี้จะไม่รู้เรื่อง)
.
.
สื่อสารด้วยแชตเดี่ยวหรือแชตกลุ่ม
.
วิธีการนี้ใช้สำหรับการสื่อสารที่ต้องการการตอบโต้ เพราะข้อมูลที่ส่งจะเป็นข้อมูลสั้นๆ หรือเสียงสั้นๆ เหมือนการสนทนาระหว่างคน ที่หลายคนชอบมาก เนื่องจากเป็นวิธีการสื่อสารที่ลดการปะทะต่อหน้า ข้อดีอีกอย่างของวิธีนี้คือ สื่อสารได้เร็ว ไม่ต้องรอปลายทางตอบรับ ส่งเอาไว้ก่อน คนที่เกี่ยวข้องเข้ามาอ่าน และตอบได้ทันที  แต่ข้อจำกัดก็มีเยอะ คือไม่สามารถส่งความคิดทุกอย่างได้โดยละเอียด เพราะด้วยจำนวนตัวอักษรทำให้ปริมาณสารที่สื่อออกไปได้มีข้อจำกัด สมองของเรามีความคิดเป็นจำนวนมาก มากกว่าตัวอักษรจะถ่ายทอดได้หมด นอกจากนั้น ยิ่งแชตกลุ่มที่มีขนาดใหญ่ โอกาสที่จะไม่รู้เรื่องยิ่งมาก เพราะว่า มีโอกาสที่จะเกิดได้ 2 เหตุการณ์ อย่างแรก คือ คนที่รู้สึกว่าไม่เกี่ยวข้อง จะไม่อ่านแชต หรือข้ามข้อความบางอย่างไป และเหตุการณ์ที่ 2 คือ มีหลายประเด็นในการสื่อสารแต่ละครั้ง เมื่อ 2 อย่างนี้เกิดขึ้น ทำให้รู้สึกว่าเหมือนเป็นข้อความขยะและน่าเบื่อ ถ้าส่งสารสังเกตุเห็นว่า การตอบโต้เริ่มเงียบ เริ่มไม่เข้าใจ หรือเป็นเรื่องเร่งด่วน วิธีการนี้ไม่สามารถใช้ได้ต้องใช้การโทร
.
.

สื่อสารด้วยการโทร
.
การโทร เป็นวิธีการสื่อสารที่มีความใกล้เคียงกับการสื่อสารต่อหน้า ซึ่งปัจจุบันมีการโทรผ่านแอพ ไม่ต้องโทรด้วยโทรศัพท์จริงๆ ประหยัดค่าโทรศัพท์ได้มาก โทรหากันได้ทั่วโลก ข้อดีคือ สามารถสื่อสารได้ 2 ทาง ได้ปริมาณเนื้อหาได้มาก อธิบายได้ คนเราเวลาพูด 10 นาที เหมือนสื่อสารด้วยกระดาษมากกว่า 10 หน้า A4 แต่ข้อจำกัดคือยังไม่สามารถเห็นภาษากาย สีหน้า และผู้ที่สื่อสารกันทั้ง 2 ฝ่ายจะต้องอยู่กับการสื่อสารตลอดเวลา ในประเด็นที่การโทรแล้ว ยังไม่สามารถอธิบายได้ ชัดเจนนัก ยังไม่สามารถ ทำความเข้าใจได้ก็ให้นัดทำ VDO Call
.
.
สื่สารด้วย VDO Call
.
วิธีการนี้จะช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพได้ใกล้เคียงกับการสื่อสารต่อหน้ามากที่สุด เพราะสามารถเห็นสีหน้า ท่าทาง เสียง ต่างๆ ที่มนุษย์ใช้ในการสื่อสาร แต่การทำ VDO Call จะสามารถทำได้ทีละ 2 คน ทำให้ต้องใช้เวลาในการสื่อสารมาก หลายครั้งที่การสื่อสารนั้น จะต้องสื่อสารกับคนจำนวนหลายๆ คนที่ต้องการระดมความคิดเห็น การประเมินสถาการณ์จากคนที่มีความเชี่ยวชาญต่างๆ และต้องการความโปร่งใส คามเข้าใจร่วมกันหลายคน การสื่อสารกันทีละ 2 คน จะทำให้เกิดโอกาสผิดพลาดได้ง่ายเพราะต้องพูดคุยทีละคน หลายๆ รอบ และยิ่งมีการโต้แย้งกันต้องเริ่มต้นพูดคุยกันใหม่หมด จึงใช้วิธีการ Call Conference หรือ VDO Conference แทน
.
.
สื่อสารด้วย Tele Conference, Call Conference หรือ VDO Conference
.
เป็นรูปแบบที่ประยุกต์การสื่อสารด้วยเทคโนโลยีที่มีความพยายามให้มีความใกล้เคียงการประชุมแบบเห็นหน้าให้มากที่สุด บางครั้งอาจจะมากันแต่เสียง (ซึ่งหลายๆ คนว่ายังไม่มีประสิทธิภาพ) จนสามารถทำให้เห็นหน้า แสดงหน้าจอ และอัด VDO ได้ แต่ก็ยังมีข้อจำกัด อยู่ในการสื่อสาร เพราะด้วยพฤติกรรมบางอย่างที่ของบรรยากาศในการประชุม (อ่านเพิ่มเติม การประชุมออนไลน์ให้มีประสิทธิภาพ) ซึ่งการประชุมแบบนี้ เมื่อจบการประชุมแล้ว สิ่งที่ผู้นำการประชุมควรต้องทำให้เกิดขึ้นเสมอคือ การเขียน email สรุปของผู้เข้าประชุมแต่ละคนว่า สิ่งที่ตนเองต้องทำคืออะไร วิธีการนี้จะช่วยให้ผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องไม่ต้องเข้าร่วมประชุม เป็นการลดเวลาการทำงาน และเข้าประชุมโดยไม่จำเป็น นอกจากนั้น ช่วยทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมอยู่กับการประชุมตลอดเวลา
.
.
ความสำเร็จในการสื่อสาร จริงๆ แล้วไม่ได้อยู่ที่ว่า การสื่อสารใช้รูปแบบไหน แต่อยู่ผู้ควบคุมการสื่อสารตรวจสอบว่าการสื่อสารนั้น มีประสิทธิภาพหรือไม่ เข้าใจกันหรือไม่ ไม่ใช่เอาแต่สั่งอย่างเดียวจนไม่ได้ดูว่า การสื่อสารนั้นเป็นอย่างไร ตรงนี้เป็นความใส่ใจของผู้คบคุมการสื่อ มิฉะนั้นแล้ว การเลือกใช้วิธีการสื่อสารอย่างไร ก็ไม่สามารถมีประสิทธิภาพได้อย่างเต็มที่

-----------------------------------------------------------------------------------------------

พูดคุยกับผู้เขียนเพื่อเป็นกำลังใจได้ที่


Facebook Page Dr.Nara Kittimetheekul

https://www.facebook.com/DrNaraKittimetheekul